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Desarrollo de Temas
Soluciones
Soft Controls, para el control
Contable
MODULO DE CONTABILIDAD GENERAL
Soft Controls:
El modulo de contabilidad general esta orientado al
procesamiento de los comprobantes mensuales y a la
emisión de los reportes contables finales de cada mes.
La nomenclatura que el programa usa consta de cuatro
niveles en su código utilizando para definir
departamento, cuenta, sub-cuenta y sub-sub-cuenta, ya
que esta orientada a la contabilidad departa
mentalizada. A la vez el programa permite que sea el
mismo usuario quién defina el formato de presentación de
su balance general y los anexos correspondientes a los
estados de resultados generales y departamentales, el
programa permite la definición de hasta 99 de cada uno
de ellos. Adicionalmente a esos reportes el programa
genera su diario, mayor general, balances de saldos y
consultas a movimientos de cuentas.
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MODULO DE CUENTAS POR PAGAR Soft
Controls:
El modulo de cuentas por Pagar está compuesto por sub-módulos
principales que son: Auxiliar de Proveedores, Bancos,
Compras.
El auxiliar
de proveedores permite que se abra una cuenta para cada
proveedor, teniendo opciones para poder aprovisionar
facturas, operar pagos a través de cheques ya sea
emitidos por el computador o solamente capturados en el
programa debido a que fueron elaborados manualmente.
Como resultado el auxiliar de proveedores genera y emite
estados de cuenta de cada proveedor, balances de
antigüedad de saldos a diferente nivel de detalle y
reportes de facturas vencidas en el día. Este sub-modulo
genera el comprobante mensual de provisiones y el
comprobante mensual de pagos a proveedores y sus
respectivos mayores auxiliares para integraciones del
movimiento.
El modulo de bancos permite que se procesen los
documentos bancarios de uso común tales como depósitos,
cheques, notas de debido y crédito y lleva un libro de
bancos por cada cuenta bancaria que la empresa maneje.
Adicional a el libro de bancos el programa genera los
siguientes comprobantes contables: depósitos Bancarios,
cheques emitidos, notas de debito, notas de crédito y
sus respectivos mayores auxiliares para soporte e
integración del movimiento a la contabilidad.
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MODULO DE INVENTARIOS Soft
Controls:
Este modulo permite el manejo del inventario de varias
bodegas dentro de una misma empresa. Dentro de cada
bodega los artículos pueden ser clasificados por familia
y sub. familia que facilitan la separación de los ítems,
dando una mayor claridad a la presentación de
información final. El programa permite que se procesen
las entradas, salidas, devoluciones y ajustes de
artículos de cada bodega y como resultado el programa
emite reportes valuados de existencias, cardes de cada
artículo, reportes por tipo de movimientos, detalles de
consumo por cada centro de costo que ha sido definido
por el usuario y consultas por pantalla del movimiento
de cada artículo. Permite que se maneje para cada
artículo las existencias mínimas y máximas que se desean
y el manejo del punto de re-orden. Facilidades para
emitir reportes para la toma de inventario físico, la
captura de este y la emisión de reportes comparativos
entre el inventario teórico y el físico, permitiendo
hacer ajustes a la existencia, cuando esto es necesario.
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MODULO DE CUENTAS POR COBRAR
Soft Controls:
Este modulo permite el manejo de las cuentas por cobrar.
Primeramente permite que se definan varios grupos
separados de Cuentas por Cobrar, como por ejemplo:
Cuenta de Cliente, Cliente de Gobierno, Tarjetas de
Crédito, Préstamos a empleados, etcétera, y dentro de
cada grupo definir los clientes que conforman el mismo
con sus datos generales. Permite la operación de
diferentes tipos de documentos a cada cliente (facturas,
notas de cargo, notas de abonos, recibos de caja) y la
aplicación genera estados de cuenta, balances de
antigüedad de saldos a diferentes niveles de detalle y
reportes para la cobranza. Cuenta con un histórico al
cual son trasladados todos los documentos que son
cancelados, para contar con un detalle de transacciones
realizadas en todo el año por cada cliente.
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MODULO DE PUNTO DE VENTAS (POS)
Soft
Controls:
Este programa está orientado a sustituir la caja
registradora, tiene como objeto generar y controlar
ventas que se realicen. Para el control de las ventas,
el programa puede facturar, emitir comprobantes y
realizar movimientos a la cuenta por cobrar. Además
genera los reportes de cierre de caja de cada turno y
reportes estadísticos de la venta tanto en unidades en
el día, en el mes o durante el año, estas estadísticas
son utilizadas por el programa para determinar el costo
de lo vendido.
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Soluciones
Soft Controls,
para operaciones Hoteleras
MODULO DE RESERVACIONES
Soft Controls:
Este módulo permite el manejo y control de la
disponibilidad de cuartos a la venta, tanto del día en
curso, como en una fecha a futuro, logrando hacer
consultas hasta de diez años a futuro de la fecha actual.
La
disponibilidad de habitaciones se ve modificada y
actualizada al momento de cualquier ingreso de una
reservación nueva, y por modificaciones o cancelaciones
de reservaciones ya existentes dentro del sistema en
forma instantánea, permitiendo mantener la
información actualizada y evitar problemas de sobre
venta. El
módulo permite el procesamiento de todas las
reservaciones, ya sean individuales o de grupos. Las
opciones para el manejo de reservaciones individuales
permiten el ingreso de la reserva de una o varias
habitaciones a nombre de una misma persona, para una
única fecha de visita o para diferentes visitas, en
fechas distintas. El programa asigna automáticamente a
cada reserva un numero único que puede usarse como
referencia para las confirmaciones y toda operación
posterior. Así también, toda reservación puede ser
consultada y modificada por el apellido del huésped.
El programa contempla opciones para el manejo de
reservaciones de grupos los cuales son identificados a
través de códigos que permiten su fácil identificación y
localización. Para cada grupo usted podrá ingresar
instrucciones especiales para la recepción de cada
grupo, así como instrucciones de cobro así como el ¨Rooming list ¨ correspondiente.
Las
opciones de manejo de depósitos en reservaciones, permiten
operar para cada reserva que lo requiera, un deposito
cobrado por anticipado y de esta manera garantizar la reserva. Este
depósito será aplicado al folio del
huésped al momento de su registro en el hotel de forma
automática, mientras están
pendientes de aplicarse, así como de aquellos, que ya
fueron aplicados cuando se registra el huésped.
Con las opciones de manejo de comisiones de agencias de
viaje, el hotel puede llevar un control de las
comisiones a pagar a las agencias de viaje y
comisionistas, el
cual es registrado al sistema con cada llegada y estadía de los
huéspedes que la agencia o comisionista envía al hotel,
de esta forma también permite medir la productividad de
cada una de las agencias.
El módulo contiene opciones auxiliares de
reportes y consultas para:
-
Verificar cualquier
reservación gravada en el sistema
-
Listas
de llegadas esperadas por fecha
-
Preasignar habitaciones a una reservación
-
Búsquedas por tipo de tarifas, apellidos de huéspedes o
fechas de salidas
-
Visualizar reservaciones canceladas y reservaciones
"No Show"
Regresar a operaciones
hoteleras
MODULO DE RECEPCIÓN
Soft Controls:
Este módulo contiene todas las opciones necesarias para
un eficiente manejo de su recepción y registro de los
huéspedes. En primer lugar el sistema contiene
programas que permiten verificar tanto por pantalla como
en reportes el estado de cada habitación del hotel y así
poder saber cada día cuales habitaciones se encuentran
ocupadas, disponible, fuera de servicio, discrepantes o
bloqueadas por alguna reservación. A la vez se cuenta
con programas que permiten modificar los estados de las
habitaciones.
En sus
opciones de registro, el programa permite el registro
tanto de huéspedes con reservación o “ Walk In ” contado
con facilidades para definir uno o varios folios para el
huésped que así lo requiere, crear folios auxiliares
para aquellos clientes que deseen diferentes facturas
por diferentes clases de consumos, crear folios para
habitaciones compartidas, ingresar nombres de
acompañantes para que aparezcan en los listados de los
huéspedes, definir cargos diarios especiales por renta
de equipos adicionales y captura de depósitos por uso de
equipos tales como controles remotos, y otros.
Además el programa cuenta
con opciones que permiten modificar un registro ya
grabado para ampliar o reducir una estadía, modificar
una tarifa, realizar cambios de habitación en forma
inmediata y sin tener que reclasificar ningún cargo ya
efectuado a la cuenta del huésped hasta el momento del
cambio, y en general corregir cualquier dato que
estuviese digitado en forma errónea, llevando una
bitácora de que operadores han efectuado los cambios por
mínimos que estos sean. Ya que contiene el sistema su
propio sistema de audito operacional.
Finalmente se cuenta con diferentes opciones para
localizar en forma rápida a una persona que se encuentra
hospedada en el hotel.
El módulo contiene opciones para generar tarjetas de
registro, listas de huéspedes, reportes de registros
efectuados durante el día o un turno del día, estadías
inesperadas o “ stayovers”, salidas esperadas y estados
de habitaciones.
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MODULO DE CAJA RECEPCIÓN
Soft Controls:
Este módulo contiene opciones que permiten efectuar
cualquier clase de cargo a los folios de los huéspedes,
a través de las claves de ingresos previamente definidos
por el usuario según los servicios que preste en el
hotel. A la vez este programa permite el ingreso y
operación de abonos parciales que el cliente pueda ir
haciendo a su cuenta durante su estadía en el hotel.
El programa cuenta con facilidades para anular cargos o,
modificarlos siempre dejando registro del
cajero que haya realizado las operaciones.
El programa permite también hacer transferencias entre
diferentes folios a requisición de los huéspedes o para
corregir errores de posteo, pudiendo esta ser
transferencias de los cargos totales de una cuenta o
seleccionando aquellos que se quieren transferir.
Así se
cuenta con facilidades para emitir un estado de cuenta a
cualquier huésped que lo solicite en una forma rápida y
eficiente. Cuando un huésped desea hacer su salida,
el programa emite su folio de salida y además emite su
respectiva factura o comprobante, siendo los programas
fácilmente adaptados a las necesidades fiscales de cada
país.
El
sistema permite que se cancele una cuenta con diferentes
formas de pago (una parte efectivo, otra tarjeta de
crédito, etc.) y además lleva controles para no permitir
la salida de cuentas con saldo pendiente de cancelar.
El sistema cuenta con las facilidades que permiten
efectuar cargos tardíos a una cuenta ya cerrada.
Finalmente el módulo cuenta con las opciones necesarias
para la generación de los reportes de cierre de cada
cajero y efectuar los cambios de turno de los mismos.
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MODULO DE AUDITORIA NOCTURNA Y CIERRE DIARIO
Soft Controls:
Este
módulo permite que se haga el cierre de las operaciones
diarias, generando varios reportes de suma importancia a
nivel de mercadeo e información contable. Permiten introducir al sistema las ventas
efectuadas en ambientes en los cuales el volumen de
ventas no justifica el tener una terminal del sistema
pero que deben estar incluidas en los reportes de
totales del hotel.
Adicionalmente el módulo contiene los programas que
efectúan el cargo de la renta de habitaciones que se
encuentran ocupadas cada día en forma automática, así
como los programas para el posteo de cargos de paquetes
especiales. En este módulo también se incluye los
programas que permiten hacer las copias de respaldo de
información o “ backups ” diarios a diskette, cinta
magnética, lectores ópticos, así como los programas
para la reorganización de la información. Finalmente el módulo contiene los programas encargados
de hacer el cierre diario, el cual prepara los archivos
para el trabajo del siguiente día y genera los reportes
diarios definitivos de “ NoShows ”, porcentajes de
ocupación analizados por tipos de tarifas, tipo de
ocupación y tipo de cuarto, reporte diario de ingresos “
Daily Report ”, detalle de transacciones efectuadas
durante el día, integración de saldos de huéspedes y de
la cuenta de depósitos por reservaciones, lista de
huéspedes con detalle de saldo en sus folios, reporte de
modificaciones hechas a los registros de huéspedes y
reporte del estado de habitaciones al momento de cierre.
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MODULO DE AMA DE LLAVES
Soft Controls:
Este módulo permite
al departamento de ama de llaves ingresar al computador
el reporte del estado de las habitaciones, tal y como se
han encontrado después de las rondas de inspección
física que hace el personal de este departamento,
permitiendo por lo tanto establecer discrepancias con
recepción. así mismo este módulo cuenta con varias
consultas y reportes que permiten al ama de llaves
verificar los porcentajes de ocupación esperados, las
llegadas y salidas esperadas durante el día, lo cual
permitirá planificar mejor el trabajo de cada
recamarera.
Adicionalmente se tienen consultas directas a los
registros de los huéspedes para poder tener información
sobre los límites de crédito de huéspedes y garantías de
pago que cada uno a dejado en recepción y así poder
efectuar los cargos de lavandería desde la terminal del
departamento de ama de llaves. Además de poder
efectuar los cargos de lavandería (y algún otro tipo de
cargo que el departamento esté autorizado a realizar.)
el programa emite los reportes de cuadre para los cargos
operados.
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MODULO DE OPERADOR
TELEFÓNICO
Soft Controls:
Este módulo proporciona
facilidades a los operadores telefónicos que permiten
localizar en forma rápida y sencilla si una persona se
encuentra o no hospedada en el hotel y ver el número de
habitación que ocupa con el objeto de poder trasladarle
la llamada en forma rápida.
Así mismo el módulo tiene opciones que permiten
verificar los datos del registro de huésped y su limite
de crédito con el objeto de determinar si cuenta con las
garantías de pago necesarias para que se le puedan
efectuar llamadas telefónicas de larga distancia a
través del operador del hotel.
Finalmente el módulo permite que se operen los cargos
derivados de llamadas telefónicas tanto locales como
internacionales al folio de cada uno de los telefonistas
que tengan acceso al sistema.
Este
módulo es especialmente útil cuando no se tiene
interconectada la planta telefónica y el computador
central (Referirse a los descriptivos de Interfases
con Conmutadores Telefónicos).
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MODULO DE ADMINISTRACIÓN
DEL SISTEMA
Soft Controls:
Este módulo es operado y controlado por
el usuario que sea nombrado administrador de la
aplicación y permite parametrizar el programa según las
necesidades del hotel.
Con esté módulo el usuario
puede definir: Los códigos y nombres que definen las
clases de servicios que el hotel ofrece a sus clientes,
los impuestos que afectan a cada servicio, los
subtotales que se quiere que se reflejen en los folios y
facturas finales, características de habitaciones,
tarifarios, inventario de habitaciones, ingresos de
usuarios que pueden operar el sistema y sus códigos de
seguridad, códigos para definir orígenes geográficos y
fuentes de negocio para estadísticas del sistema,
definición del tipo de cambio a usar entre dólares
americanos y la moneda local.
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MODULO DE HISTORIA DE
HUÉSPEDES
Soft Controls:
El
módulo de historia de huéspedes permite que se almacenen
en el computador a todos aquellos huéspedes que de una u
otra forma tienen una relación constante con el hotel,
pudiendo definir el usuario cual es el criterio a
utilizar para que el huésped sea considerado en el
historial.
Para
cada huésped definido, el sistema almacena sus datos
generales (nombre, dirección, teléfono, empresa donde
labora, numero de tarjeta de crédito, etc.), datos que
se utilizan para la reservación de cuartos y registros
de huéspedes y que evita estar solicitando los mismos
huéspedes cada vez que visita el hotel. Así mismo
permite almacenar notas sobre cada huésped que pueden
ser de utilidad para los encargados de reservaciones y
recepción. El
módulo además de los datos generales de los clientes,
almacena un registro por cada estadía que el huésped a
tenido en el hotel, indicando fecha de estadía, número
de noches de la estadía, tarifa cobrada, total consumido
en la visita y número de habitación que ocupó.
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Otros Módulos
Soft Controls,
para operaciones Hoteleras
CHECK
IN/OUT EXPRESS
Soft Controls:
Los Programas para check in
Express,
permiten registrar a un huésped que tenga reservación o
a un “ Walk In ” en forma muy rápida, solamente
ingresando al computador aquellos datos muy esenciales
para el registro y apertura del folio respectivo.
Cuando ya se descongestiona la recepción el
recepcionista debe complementar a través de las opciones
normales para registro los datos que han quedado
pendientes de ingresar al computador para poder efectuar
el cierre del día. Los Programas para check out Express
emiten sus propios estados de cuenta para todo huésped
que vaya a salir el día siguiente y permite realizar la
salida en forma muy rápida para los huéspedes que desean
utilizar este procedimiento, siendo esta aceptable para
las formas de pago de tarjeta de crédito y cuentas por
cobrar.
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MENSAJES A HUÉSPEDES Y
LLAMADAS DE DESPERTADOR
Soft Controls:
Este módulo permite que
se ingrese al sistema mensajes que se han dejado a
clientes que tienen reservación con el hotel y que aún
no se han presentado, o a huéspedes ya registrados en el
hotel, pero que se encuentran ausentes del mismo.
Estos mensajes pueden ser consultados en pantallas o
impresos, según se requiera. En el caso de
mensajes a clientes con reservación, al momento de estar
efectuando el registro del huésped el computador
despliega el mensaje que hay para la persona en la
pantalla.
Así
mismo el programa permite capturar las requisiciones de
llamadas de despertador que se reciben en recepción y
teléfonos, lista que después puede ser impresa para
efectuar las llamadas. E programa va avisando en
pantalla del operador de teléfonos cual es la próxima
llamada a efectuar, según vaya llegando la hora en que
debe efectuarse.
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INFORMACIÓN TURÍSTICA
Soft Controls:
Este
pequeño módulo es ideal para dar información a huéspedes
en forma rápida. Con opciones sencillas este programa
permite que se ingrese y despliegue información con
respecto a: horarios de vuelos, datos de las oficinas
aéreas, bancos, consulados y embajadas, así como
horarios de lugares de visita turística.
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INTERFASES CON CONMUTADORES
TELEFÓNICOS
Soft Controls:
Nuestro sistema tiene la facilidad de interconectar al
computador central en donde está la aplicación hotelera
con el conmutador telefónico para cargar automáticamente
las llamadas que cada huésped hace desde su habitación a
su cuenta, o para explotar las funciones propias de la
planta relacionadas con operaciones del hotel tales
como: ingresar a la planta nombre de huéspedes,
habilitar y deshabilitar extensiones, etc. Estos módulos se ofrecen
dependiendo de la marca y modelo de la planta telefónica
que se tenga, por lo que previo a cotizarse deberá
hacerse una evaluación del conmutador. Hasta el momento
hemos logrado conectar nuestros programas con plantas de
marca reconocidas.
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INTERFASE CON TARIFICADORES TELEFÓNICOS
Soft Controls:
Esta interfase permite que a través de una conexión
serial, entre el servidor y el tarificador de la Central telefónica o
directamente a la central telefónica, si esta tiene
integrado el tarificador dentro de su “software” nativo,
se puedan cargar al folio del huésped las llamadas que
realice desde su habitación en forma automática al
momento de finalizar la llamada del huésped.
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INTERFASE CON FUNCIONES
P.M.S.
Soft Controls:
Esta interfase permite que tanto los recepcionistas,
como los operadores telefónicos puedan aprovechar al
máximo las
funciones propias de la planta telefónica y que son de
suma utilidad en hoteleria, desde cualquier terminal del
sistema de computo o condicionadas a la realización de
algún proceso en la aplicación hotelera. Por ejemplo:
Al registrar a un huésped (Check In), puede habilitar la
extensión telefónica del cuarto y dependiendo de las
garantías de pago que sean dejado en recepción, se
habilita o no la extensión para llamadas locales o
internacionales, esta acción ingresa el nombre del huésped a la
planta. Al darle salida (Check out) el programa automáticamente
deshabilita la extensión telefónica y la bloquea para
que ya no puedan realizar llamadas. Otras funciones
que pueden explotarse son: cambios en el estatus de
cuartos, encender las lámparas de los teléfonos que
indican que hay un mensaje para el huésped, realizar
cobros como serví bar utilizando el teléfono del cuarto.
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ALIMENTOS Y BEBIDAS:
MODULO DE PUNTO DE VENTAS Y COMANDA
Soft Controls:
Este programa está orientado a sustituir a la caja
registradora de un determinado ambiente ( restaurante o
bar) y tiene como objeto el generar y llevar las cuentas
de los clientes que consuman en los diferentes ambientes
del hotel. El programa tiene la capacidad de llevar
la caja de un numero ilimitado de ambientes en una
misma terminal. Para el control de las
cuentas el programa puede manejar hasta tres documentos
siendo estos nota de consumo (estado de cuenta para el
cliente), factura y comprobante, aunque el programa es
fácilmente adaptable hasta para tres documentos según
las regulaciones fiscales del país en donde se instala. Además de generar todas las
cuentas el programa también genera los reportes de
cierre de caja de cada turno de cajeros de ambiente,
reporte de propinas a pagar por mesero y reportes
estadísticos de la venta tanto en unidades, como en
valores de los platillos y bebidas vendidas en el día,
en el mes o durante el año. Estas estadísticas son
utilizadas por e programa de costeo de recetas para
determinar el costo de lo vendido. A este programa se ha
agregado la facilidad de emitir las comandas de los
pedidos en impresoras situadas en los centros de
producción de alimentos y bebidas ( cocinas y bares),
dando la facilidad de poder ingresar modificadores a
cada platillo o bebida solicitada a un centro de
producción ya fue registrada en su respectiva cuenta en
caja. Para generar comandas el
sistema acepta que se instale una terminal que puede ser
manipulada por los meseros o los capitanes del ambiente,
o manejarse directamente desde la caja del ambiente.
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MODULO DE COSTEO DE
RECETAS
Soft Controls:
El módulo de costeo de
recetas o platillos, permite que se ingresen al computador
los componentes de cada platillo y bebida que se vende en el
restaurante, así como de las sub-recetas que vienen a ser
parte de los ingredientes de la receta principal (Ejemplo: salsas, guarniciones, panadería, etc.),
basados en
las estadísticas de ventas de cada platillo o bebida que
genere el punto de ventas. El modulo permite que se
generen los insumos utilizados en la producción de los
alimentos y bebidas vendidos, asignando un valor
prorrateado a los ingredientes
según el precio promedio asignado el programa de
inventarios. La generación de insumos puede ser hecha a
diario o mensualmente según las necesidades del hotel o
restaurante.
Adicionalmente el programa emite reportes como:
recetarios, márgenes de utilidad en cada
plato o bebida, detallando el porcentaje de costo al que
se está trabajando. Al haber un cambio en los valores
unitarios de los ingredientes, el programa de costeo
actualiza los costos de aquellas recetas que utilizan el
insumo que ha cambiado.
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BANQUETES, SALONES DE CONVENCIONES Y EVENTOS
Soft Controls:
Este modulo opcional permite que se pueda reservar y
bloquear salones o una combinación de salones adyacentes
para la realización de eventos diversos. Además tiene
facilidades que permiten la elaboración de presupuestos
para eventos en los cuales el usuario puede ingresar los
datos generales del contratante, el detalle de los
alimentos y bebidas contratados, el tipo de montaje
solicitado, el equipo audiovisual solicitado, las
instrucciones de decoración del salón y otras
observaciones. Cuando el presupuesto es aprobado
automáticamente se puede generar el contrato para el
cliente y confirmar la reservación del salón para
garantizar la disponibilidad del mismo en las fechas y
horas solicitadas. Una vez se ha generado contrato el
programa permite que se operen en el sistema los
depósitos que se solicitan al cliente previo a la
realización de su evento. El sistema cuenta con diversos
reportes entre los que se cuentan ordenes de operación a
cocina y montaje, así como detalles de los eventos a
realizarse. También se generan reportes de producción
del departamento.
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Brindamos soluciones e integramos su negocio
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